Business Central-moduler: Inköp

Förra artikeln i vår följetång om Business Centrals olika moduler fokuserade på försäljning. Och vad går bättre hand i hand med det om inte inköp! Vi kör samma upplägg som i tidigare artiklar och går igenom de stora delarna av inköpsmodulen som du behöver veta om.

Leverantörer och kontakter

Precis som vi gick igenom i artikeln om försäljning behöver du kunna lagra information om din kundbas och specifika kunder. Detta gör du via kundkorten. På samma sätt finns leverantörskort för att registrera och lagra dina leverantörer. Namn, adress, kontakperson och allt det vanliga registrerar du här men också vilket kommunikationssätt som leverantören föredrar. Det går även att lägga till flikar med förvalda värden för inleveranser, faktureringar och inköpsordrar.

Inköpsoffert

En inköpsoffert är som ett preliminärt utkast för en inköpsorder. Denna kan i sin tur bli till en inköpsfaktura i senare skede. Du skapar upp inköpsofferten mot leverantören och adderar de artiklar, tjänster och textrader som ska bli upphandlade. Prislogiken i Business Central summerar därefter automatiskt ihop offerten som skickas till leverantören för att senare bli en inköpsorder.

Inköpsorder

Där inköpsoffertern är ett utkast är inköpsordern en godkänd order. Du kan skapa en inköpsorder på två sätt i Business Central. Antingen via inköpsofferten som vi nämnde ovan eller helt manuellt. Skapar du den manuellt väljer du leverantör, kontakt, artiklar och antalet som ska med i ordern. Precis som i inköpsoffertern räknar prislogiken ut och summerar ordern som sedan kan går ut till leverantören.

Avropsorder

Avropsorder används när du behöver lägga större beställningar från leverantören. Från denna avropar du sedan leveranser tills avropsordern är slutförd. Ett avrop skapar en inköpsorder som ni använder för att ta emot artiklarna och bokföra leverantörsfakturan emot.

Inköps- och kreditfaktura

Här kan man direkt registrera både inköps- och kreditfakturor från leverantörerna. Du väljer leverantör och anger därefter de textrader, konton, artiklar, resurser, anläggningstillgångar eller omkostnader som korresponderar mot det upphandlade.

Inköpsförslag

Precis som det finns kund- och leverantörskort finns artikelkort. På artikelkortet anger du vad som gäller vid återanskaffning. Detta inkluderar bland annat beställningspunkter och -kvantiteter samt max- och minlager. Utifrån dessa värden skapar Business Central ett inköpsförslag som tar fram en inköpsorder.

Alternativa leverantörer

I Business Central kan det finnas flera leverantörer per produkt. Dessa kan även ha olika priser, ledtider och inköpsadresser som du kan upphandla produkten från. De alternativa leverantörerna kan registreras och lagras direkt på artiklarna i systemet.

Underlätta era fakturaprocesser med InExchange

Kan du känna att era fakturaprocesser är för krångliga? Att det måste finnas ett enklare sätt att hantera flödet?

InExchange hjälper er enkelt att leverera och ta emot fakturor på ett smidigare sätt. Skicka fakturorna i ett och samma flöde och få de levererade på det sätt kunden önskar. Fakturan levereras antingen som en PDF via mail eller, om även kunden använder InExchange, som en e-faktura. Efter att fakturan har levererats behövs inte heller någon manuell uppföljning. Slipp alltså tidskrävande administration och uppföljning och gör fakturaflödet lätt att arbeta med.

Med ZeeUs hjälp kan du även integrera InExchange med Jeeves. Inifrån Jeeves väljer du hur du vill skicka iväg kundfakturan. Väljer du InExchange-alternativet överförs den antingen som en e-faktura eller som en PDF via mail beroende på om även mottagaren använder InExchange. I fallen fakturan leveraras som en PDF skickas den till den e-postadress som finns registrerad i Jeeves. Från Jeeves kan du några minuter efter fakturan är skapad se om den har kommit fram eller inte. Det finns även möjlighet att spärra enstaka fakturor från att skickas iväg om man till exempel vill göra en intern kreditfaktura.

Vill du veta mer om integrationen? Kontakta kristian.gange@zeeu.se så hjälper han dig vidare.

Business Centrals moduler – Försäljning

Det har blivit dags för del tre i vår följetong om modulerna i Business Central. I föregående artiklar har vi gått igenom personal och produktion. Den här gången står försäljning på tur. De stora funktionerna går vi igenom nedan men det finns även några som inte kommer gås igenom mer ingående men som ändå är värda att nämna. Dessa inkluderar Rabatt och prishantering, Kampanjpriser, Alternativa leveransadresser, Speditör och transportsätt och Kalender. Vill du veta mer om just dessa är det bara att kontakta oss så hjälper vi dig vidare.

Kunder och kontakter

Har du en kundbas med flertalet olika kunder som i sin tur har flera anställda är det viktigt att enkelt och effektivt kunna hitta nödvändig information om dessa. Under kunder och kontakter registrerar du både kunder och kontakter i just det här syftet. Under kundkorten registrerar du själva kunden, det vill säga företaget, och under kontaktkorten hittar du de anställda. Här kommer du sen åt all information du behöver som namn, kontaktinformation och på vilket sätt de föredrar att bli kontaktade på. Utöver det finns även flikar för förvalda värden som gäller när vi tar order från, levererar och fakturerar kunden.

Försäljningsoffert

Precis som det låter som är det här du skapar försäljningsofferter. Det är även här du adderar de artiklar, tjänster och annat som kunder efterfrågat. Prislogiken i Business Central fungerar automatiskt och summerar ihop försäljningsofferten som går ut till kunden för att senare bli en order.

Försäljningsorder

Från den tidigare nämnda försäljningsofferten kan du skapa en försäljningsorder. Man kan självklart också skapa den helt manuellt i Business Central om man föredrar det. Du väljer vilken kund och kontakt din order ska gå till och lägger sen till artiklar och antal. Resten sköter Business Central automatiskt. Prislogiken räknar automatisk ut vad kunden skall betala och när du är klar släpper du ordern för plock.

Avropsorder

Ska en kund lägga en större beställning som till exempel avser en hel årsförbrukning använder du avropsorder. För varje avrop du gör skapar Business Central automatiskt en ny försäljningsorder som sedan släpps för plockning på lagret.

Returorderhantering

Om en kund inte är nöjd eller fått en felaktig vara behöver du skapa en returorderhantering. När artikeln anländer till lagret bokförs returordern vilket skapar en kreditfaktura mot kunden. Du kan också skapa returrelaterade dokument såsom försäljningsorder i den här delen.

Försäljnings- och kreditfaktura

När man registrerar en faktura väljer man kund och därefter de textrader, artiklar och resurser som kunden önskar köpa. Prislogiken i Business Central beräknar sedan rabatter och priser automatiskt. När den väl är klar kan man om man vill skriva ut den eller e-posta den till kunden beroende på vilket sätt kunden föredrar.

Direktleveranser

Ibland kan en leverans behövas skickas direkt till slutkunden från leverantören. Det är här direktleveranser kommer in. Inköpsordern som du tidigare har skapat kommer då att få slutkundens leveransadress istället för ert lagers adress.

Orderlöfte

Kort och gott räknar orderlöftet baserat på information från er försäljningsorder ut ett möjligt leveransdatum. Detta är baserat på artikelns nuvarande samt beräknade tillgänglighet i systemet.

Framgångsrik omstart för HydTec med Business Central

På den västerländska ön Orust hittar vi HydTec, ett företag som bygger sin verksamhet på snabba leveranser direkt från lager av både elmotorer och hydrauliska komponenter samt system till B2B-kunder över hela Europa. 2021 mottog företaget också utmärkelserna Årets Tillväxtföretag i Västsverige och Orust Företag 2021.

När det blev dags för HydTec att byta affärssystem föll valet på Business Central med ZeeU som leverantör. Projektet innebar hela bytet av affärssystem samt implementeringen. Att valet blev just Business Central och ZeeU hade till stor del att göra med förtroendet till ZeeU-konsulten Maria Eriksson.
– Maria, som har varit vår IT-konsult under flera år, rekommenderade Business Central till oss. Innan dess hade vi tittat på flera olika system, men vi ansåg att detta system var det mest flexibla och framtidsinriktade alternativet. För oss var det en viktig punkt eftersom vi befinner oss i en utvecklingsfas.

Systemet gick live i början av året och är nu i full gång hos kunden.
– Det har fungerat mycket bra, precis som vi förväntade oss att det skulle göra. De små justeringar som alltid behövs vid driftsättning av ett nytt affärssystem fick hög prioritet och åtgärdades snabbt. Vi fick utmärkt support genom hela projektet från alla inblandade och vi planerar att fortsätta arbeta med ZeeU och deras konsulter i framtida projekt.

Även Maria Eriksson från ZeeU är nöjd med installationen och samarbetet.
– Det är glädjande att se att Hydtec har bytt till Business Central som sitt affärssystem och att de är positivt inställda till ny teknik. Vi är övertygade om att Business Central kommer att ge dem många fördelar, som ökad effektivitet och bättre beslutsfattande. Vi ser även fram emot att fortsätta samarbeta med Hydtec och hjälpa dem dra nytta av alla de funktioner som systemet har att erbjuda.

Näst på agendan för HydTec är en fortsatt allmän tillväxt av företaget med bland annat medverkan och utställning på Donsö Shipping Meet som äger rum mellan 28 och 30 augusti 2023.

Vill du veta mer om Business Central eller HydTec?

BC-moduler: Personal

I en tidigare artikel gick vi igenom Business Central med lite extra fokus på produktionsmodulen. Självklart finns det fler områden inom Business Central och vi kommer gå igenom de stora så att du får en heltäckande bild av systemet. Näst på tur blir Personal.

Likt produktionsdelen är Business Centrals Personal-modulen uppbyggt av olika funktioner. Några av funktionerna, som ”Anhöriga”, ”Födelsedagar” och ”Fackförening” är ganska självklara. Under dessa hittar du personalens födelsedagar, närmast anhöriga om ni av någon anledning skulle behöva få tag på dem och vilka som är anslutna till vilka fackföreningar. Utöver det finns de lite större funktionerna. Dessa innefattar personalregister, frånvarohantering, konfidentiell information, kompetenser, fackförening och statistik som alla beskrivs nedan.

Personalregister

Har du koll på anställnings- och avgångsdatum? Eller dina anställdas uppgifter? I personalregisteret samlas allt från adresser, telefon- och mobilnummer, e-postadresser och andra viktiga detaljer på samma ställe för enkel tillgång. Tillsammans med de tidigare nämnda modulerna behöver du aldrig oroa dig för att missa ett viktigt datum för en anställd igen.

Frånvarohantering

Vare sig det gäller sjukdom, semester, tjänstledighet, VAD, VAB eller annan frånvaro registreras och administreras personalens när- och frånvaro i Frånvarohantering.

Konfidentiell information

I dagens mediaklimat och med nätsäkerhet som en ständigt aktuell fråga är möjligheten att kunna registrera konfidentiell information säkert en nödvändighet för företag. Genom behörighet och lösenordskontroll registrerar ni tryggt och håller ett säkert arkiv över konfidentiella uppgifter i systemet.

Kompetenser

Era anställda besitter en hel del olika kompetenser som lätt kan bli svåra att hålla koll på. I Kompetenser registreras de anställdas olika kompetenser och kan därfter enkelt sökas upp och utnyttjas till fullo. Är du i behov av en specifik kompetens kan man till och med söka i systemet och snabbt få fram de anställda som matchar behovet.

Statistik

Som du kanske har förstått vid det här laget är personalmodulen full av statistik. Man får från början med en mängd funktioner i basutförandet men det kan också kombineras med Power BI. Med Power BI-kombinationen kan statistiken ytterligare visualiseras i snygga rapporter.  

Vill du veta mer om just Power BI? 5/5 har vi ett kort men fullspäckat som du kan anmäla dig till med en gång!

Projektmetodik för Business Central

Hur man väljer affärssystem utgår helt och hållet från vad just ditt företag behöver. Vissa vill ha fokus på produktion, andra CRM och en tredje på ekonomin.

Det är alltså inte en helt lätt besvarad fråga. Har du läst några av våra tidigare artiklar vet du kanske redan att vi gillar Business Central som system. Det är moln- och licensbaserat, är enkelt att lära sig och går att anpassa efter vad just du vill ha. Så hur fungerar en demo och ZeeUs projektmetodik om man vill veta mer eller är redo att börja testa?

Steg 1: Standarddemo

Efter inledd konversation börjar vi alltid med en standarddemo. Vi går systematiskt igenom affärssystemet och dess vanligaste funktioner. I och med att detta är en första inblick kommer den hållas mer generell. Du har samtidigt chansen att ställa frågor och gå in på mer detaljer med ansvarig konsult för att få all förståelse om systemet som du behöver i den här fasen. Exempel på områden som vi går igenom är allmän information om Business Central, licensmodellen, rollcenter och det vanligaste flödet från order till kassa.

Steg 2: Utökad demo

Känns Business Central som ett intressant val att ta vidare efter standarddemon går vi vidare till en utökad demo. Det innebär att vi sätter upp en Business Central-miljö för ert företag som ni kan testa Er fram i. Vi läser in er grunddata för att ni ska få en klarare blick om hur systemet fungerar för just er. Ni förser oss med data i fördefinierade mallar som våra konsulter importerar. Vi identifierar även om det kommer förkomma eventuella gap.

Ambitionen är att under projektets gång ha ett nära samarbete med kunden. Detta innebär att vi förser er med vår expertis och våra konsulters hjälp så att ni kan få en så bra bild om hur Business Central hade fungerat för er som möjligt.

Steg 3: GAP-analys

Efter den utökade demon identifierar vi om det kan förkomma eventuella GAP, det vill säga avvikelser mot standard.

Steg 4: Uppstart av projekt

Har ni efter den utökade demon och GAP-analysen bestämt er för att gå vidare med Business Central och ZeeU tar fram en offert. Efter godkänd offert upprättar vi en projektplan och börjar implementationen.

Har du fortfarande frågor eller är redo att ta ett uppstartsmöte om Business Central? Maila par.sjolin@zeeu.se så hjälper han dig vidare.

ZeeUs nya projektgrupp från Högskolan Halmstad

Ännu en gång har ZeeU äran att ha en projektgrupp med studenter från Högskolan Halmstad hos oss. Detta är ett samarbete vi uppskattar otroligt mycket som som vi alltid får ut bra resultat av. Vi tog chansen att fråga den nya gruppens studenter om vilka de är, projektet och första tiden på ZeeU.

Hej! Vilka är ni?

– Vi är fyra tjejer som pluggar på Högskolan i Halmstad och går andra året på Affärssystemprogrammet (numera Digital verksamhetsutveckling). Just nu läser vi en kurs som heter Verksamhetsprojekt som innebär att vi får komma ut till företag och utföra olika projekt.

Vad innebär projektet ni kommer jobba med?

 – Vårt projekt innebär att vi ska inhämta information om tidrapportering och hur det fungerar i olika system. Därför kommer vi att intervjua både konsulter från ZeeU och konsulter från andra företag. Därefter kommer vi att skapa ett flöde i Business Central samt undersöka andra Microsoft-produkter för tidrapportering.

Hur har de första veckorna varit på ZeeU?

– Vi har fått ett väldigt trevligt bemötande av alla. Vi känner oss väldigt välkomna och våra handledare är engagerade, vilket får oss att känna oss trygga. Det är en väldigt trevlig arbetsmiljö på kontoret och man känner av deras sammanhållning. 

Vad ska bli roligast och vad ser ni mest fram emot?

– Det vi ser fram emot är att presentera vad vi kommit fram till och vi hoppas att ZeeU blir nöjda med vår insats! Vi tycker även att det är kul att få komma och hälsa på på kontoret varje vecka vilket får oss att känna oss delaktiga inom företaget.

ZeeU på Arena Affärssystem!

Vilken dag!

ZeeU var igår på plats på Arena Affärssystem och Högskolan i Halmstads studenter fick presentera resultatet av sina sista praktikperioder. Riktigt kul att träffa så många studenter och andra utställare, och att vara en del av det inspirerande engagemanget.

Ett extra stort tack till Högskolan Halmstad för ett bra event och till alla studenter – imponerande!

Business Central och produktion

Fungerar verkligen Business Central och produktion ihop? Det är en fråga som flera gånger dyker upp trots att svaret är ganska simpelt. För ja, Business Central fungerar utmärkt även för producerande företag. Flertalet funktioner och moduler är framtagna i Business Central för just produktion. Vi går igenom några av modulerna nedan för att skapa en tydligare bild om hur Business Central och produktion fungerar ihop.

Har du fortfarande funderingar om Business Central och produktion eller vill du helt enkelt bara veta mer? Den 31/3 har vi ett kort men fullspäckat webinar om just detta. Du anmäler dig via knappen nedan.

Säker lagring av data i Business Central

Använder du Business Central och arbetar i Office365?

I Business Central finns som sagt ett nästan oändligt antal tips och tricks man kan använda. Lagring av data i Business Ett av dessa är funktionen ”Restore Management” som enkelt låter dig backa upp och återskapa data. Funktionen gör att du kan backa upp 28 dagar bakåt i tiden och selektera på miljö (som test-utveckling och driftsmiljö), datum och tid. Man kan även återläsa data upp till 10 gånger i månaden vilket betyder att man hämtar förlorad eller skadad data från backup-servern till datorer, servrar och andra ställen datan fanns före förlusten eller skadan. ”Restore Management” är alltså ett säket sätt att hantara lagring av data i Business Central.

Känner du dig fortfarande inte helt säker på hur du återskapar datan i Business Central på ett säkert sätt? Hör av dig till maria.eriksson@zeeu.se så hjälper hon dig.