Lyckad uppgradering av Jeeves ERP hos Willab Garden

I mer än 30 år har Willab Garden AB uppfyllt växthus- och uterumsdrömmar. Det startade med idén att sälja växthus på postorder till privatpersoner och har under åren blivit till ett marklandsledande företag med butiker och e-handel i Sverige, Norge och Danmark samt e-handel i Finland.

Willab Garden använder sig av affärssystemet Jeeves ERP och när det var dags för uppgradering föll valet på ZeeU. Vi tog chansen att ställa några frågor om hur uppgraderingen gick till Willab Gardens IT-projektledare, Linda Lindberg.

Du var projektansvarig från er sida – vad innebar det för dig?
– För mig innebar det bland annat att tidsplanerna projektet tillsammans med ZeeU. Alltså planera och samordna regelbundna avstämningsmöten med våra partners i projektet, tillsätta och organisera vår interna testgrupp och stötta dem genom testerna samt stämma av med dem löpande för att lösa eventuella problem de stötte på genom att informera och lämna över till rätt resurs, antingen internt eller hos ZeeU, för åtgärd.

Uppgraderingen var den andra Willab Garden har gjort i samarbete med ZeeU.

– Första gången var egentligen mer omfattande då vi samtidigt flyttade hela vår IT-miljö. Men eftersom allting flöt på bra då kände vi oss trygga med att göra även denna uppgradering med ZeeU. Vi har ett bra och nära samarbete med ZeeU på löpande basis och känner stort förtroende för deras konsulter.

Första dagen efter go-live av uppgraderingen rapporterades åtta fel varav endast ett var av kritisk karaktär. Det var inga driftstopp och merparten av felen blev lösta under samma dag.
– För våra normalanvändare är det än så länge inga större förändringar efter uppgraderingen. Vi har fortsatt med den klassiska klienten och gjorde en 1:1-uppgradering, det vill säga vi inte aktiverade någon ny funktionalitet i samband med uppgraderingen. Vår plan framåt är att introducera Desktopklienten samt jobba vidare med produktkonfiguratorn som i version 6 har stöd för paket och strukturer vilket vi saknat tidigare.

Som avslut lyfter Linda Lindberg ZeeU som leverantör.
– Är det något jag vill lyfta just i detta projekt så är det hur snabba ZeeU hela tiden var på att återkoppla och åtgärda upptäckta fel under testerna. Vi hade en otroligt tight tidsplan men tack vare god planering och täta avstämningar behövde vi inte revidera tidplanen eller skjuta på go-live.

Willab Garden fortsätter växa och lanserade under februari sin e-handel även i Tyskland. De erbjuder dessutom numera bokade möten i alla butiker, både på plats och digitalt via Teams.

Business Central – olika användare

Funderar du på att byta eller har du kanske redan bytt affärssystem till Business Central? Då har du kanske också redan läst igenom våra tips och tricks, guider om varför Business Central är ett bra system och om varför du ska uppgradera NAV om det är det du använder. Den här gången passar vi på att förklara vilka olika typer av licenserade användare det finns i Business Central (ja, det finns faktiskt flera) och vad dessa innebär.

Essentials
Den här rollen innehåller den grundfunktionalitet som de flesta företag i allmänhet behöver. Den innebär tillgång till bland annat sälj och marknad, finans, inköp och en del andra grundläggande moduler. Om ditt företag däremot jobbar med tjänster eller stora lager som utgår från systemkalkyleringar – är Premium ett bättre val.

Premium
Precis som det redan hintats om i föregående stycke är Premium rätt val om du behöver tillgång till all funktionalitet som erbjuds inom Business Central. Du får då tillgång till allting som ingår i Essentials, men också Service Management och hela tillverkningsmodulen.

Team Member
Utöver de två olika licenserna Essentials och Premium finns Team Member som ett ytterligare tillval. Det är den billigaste, men också klart mest begränsade användartypen. Den här fungerar om en anställd bara behöver tillgång till ett fåtal moduler eftersom användartypen saknar en del funktioner – som bland annat bokföra och skapa försäljningsorder.

Frukostseminarium med Exsitec

Är du less på långa fakturahanteringsprocesser, höga kostnader och känslan av dålig koll?

Tillsammans med Exsitec kommer vi hålla frukostseminarium och prata om hur du får koll på företagets uppgifter, minskar kostnader och automatiserar fakturahanteringsprocessen med hjälp av Medius Spend Management Suite och Medius AP Automation. Vi kommer köra i Göteborg men det finns även chans att delta via Teams om man inte kan vara med på plats.

Det kommer bjudas på trendspaning inom Source to Pay, demos, referenscase med en kund som har bytt från Jeeves e-Attest till Medius AP Automation – och självklart frukost.

Vi ses där!

(Jönköping och Malmö är inställda pga för få anmälningar)

Vill du veta mer om Exsitec eller Medius?

Registrera försäljningsorder i Outlook

Använder du Business Central och arbetar i Office365?

Då finns det en hel del kopplingar och tricks man kan ta del av i och med att båda är del av Microsoft–familjen. Ett exempel är att registrera försäljningsorder i Business Central direkt från Outlook. Integrationen innebär att man kan sköta beställningar du fått via Outlook direkt därifrån och samtidigt få det uppdaterat parallellt i Business Central.

Säg att du har fått en beställningsförfrågan från en kund via Outlook. I mailet står vilka produkter kunden önskar beställa. Genom att klicka på Business Central-tillägget i Outlook (du hittar det i den övre menyn till höger när du skriver ett mail) ser du information om kunden. Här kan du även redigera information om kunden utöver registrera order. För att registrera just en order klickar man vidare och väljer ”Nytt” och sedan ”Förs.order”.

Därifrån ser du en lista med förslag på artiklar som stämmer överens med produkterna kunden hade i mailet. Klicka i artiklarna som du vill registrera i orden och godkänn sedan. Ordern är nu registrerad i både Outlook och Business Central. Eventuella ändringar som gjordes på kunden finns nu också registrerade i systemet.

Du kan även se vår korta informationsfilm om hur du använder Outlook med Business Central nedan.

Öppna och Redigera i Excel

Använder du Business Central och arbetar i Office365? Då finns det en hel del kopplingar och tricks man kan ta del av i och med att båda är del av Microsoft–familjen. Två exempel på dessa funktioner är ”Öppna i Excel” och ”Redigera i Excel”.

Precis som namnen avslöjar handlar det om att hämta ner data från Business Central till Excel. ”Öppna i Excel” hämtar ner datan i ett Excel-dokument där den visas precis som i Business Central även om du har egna filter på. Därifrån kan man dela, analysera och redigera efter behov. Däremot kan man inte ändra datan i Excel-dokumentet och sedan publicera det i Business Central.

Vill man istället redigera i Excel och sedan publicera ändringarna i Business Central ska man istället använda sig av ”Redigera i Excel”. De första stegen fungerar precis som ”Öppna i Excel” där datan exporteras från Business Central till Excel-dokumentet men istället för att främst analysera eller dela – används ”Redigera i Excel” för att uppdatera eller analysera datan utan några tilläggsprogram. Genom att redigera cellerna i den hämtade listan och sedan välja åtgärden ”Publicera” skjuts dina förändringar tillbaka på samma sätt som om du hade redigerat informationen direkt i affärssystemet. På samma sätt kan du använda funktionen ”Uppdatera” för att hämta om informationen.

Detta fungerar på flertalet listor i Business Central. Viktigt att notera är att just dessa funktioner endast fungerar om du kör Excel lokalt i Windows.

Se även vår korta informationsfilm om hur du använder ”Öppna”- och ”Redigera i Excel”.

”Alltid snabba svar och pedagogiska genomgångar”

Gustafsson’s Sport & Leisure Konfektion, eller GSL förkortat, startades 1997 med rötterna i tennis, Fred Perry och den svenske tennisspelaren Magnus ”Gusten” Gustafsson. Starten var som distributör av varumärket Fred Perry på den svenska marknaden men sedan dess har företaget växt till en varumärkesförvaltare med en bred portfolio av både lokala och internationella varumärken.

Vi tog tillfället i akt och passade på att fråga Karin Vesterlund, GSLs Supply Chain Coordinator, tre snabba frågor med lite extra fokus på integrationen mot nShift som enkelt låter dig sköta fraktprocessen inifrån Jeeves.

Hur fungerar nShift för er?
– nShift fungerar bra via vårt affärssystem Jeeves. I samband med att vi skriver ut följesedel till kunden skriver vi även ut en fraktetikett. Förut gjordes detta separat i ett annat system, så här sparar vi en massa tid.

Hur tycker ni samarbetet med ZeeU fungerar?
– Jag tycker det fungerar bra! Alltid snabba svar och pedagogiska genomgångar om hur det nya skall fungera.

Vad händer härnäst för GSL?
– Vi fortsätter arbeta mot att bli Skandinaviens främsta varumärkesförvaltare!

Vill du veta mer integrationen mellan Jeeves och nShift?

Dags att uppgradera Dynamics NAV? – Vad du behöver veta

Använder du affärssystemet Microsoft Dynamics NAV? Då kan det vara tid att börja kolla på ett systembyte. I börjar av 2023 meddelade nämligen Microsoft att de skulle sluta supportera NAV som system. Detta innebär att NAV-kunder, i högre grad, behöver uppgradera till Business Central framöver för att hänga med i utvecklingen. Allt du behöver veta hittar du nedan.

Vad innebär en uppgradering?

Som tur är behöver inte en uppgradering från Dynamics NAV vara så svår – särskilt inte om man uppgraderar till Business Central!

Just Business Central har faktiskt redan sin grund i NAV och har redan med sig mycket av det som var populärt med dess föregångare. Detta inkluderar bland annat bokföringen, faktureringen och lagerhanteringen. Gamla användare kommer alltså troligtvis känna igen mycket av systemet. Skillnaden är att de nu finns i ett mer användarvänligt system som kontinuerligt uppdateras och utvecklas för att få med det bästa utvecklingen har att erbjuda.

Fördelarna med att uppgradera Dynamics NAV till Business Central slutar dock inte där. Business Central är bland annat moln- och licensbaserat. Detta innebär ett system som kan växa jämsides med ditt företag. Molnbasen innebär också att du enkelt kan komma åt ditt ERP överallt och från flera olika typer av enheter som PC, mobil och iPad. Licenserna innebär från sin sida ett skalbart system där du kan lägga till och ta bort licenser efter behov. Även uppgraderingar av systemet ingår i licenskostnaden.

Varför ska jag uppgradera Dynamics NAV?

Vi förstår – en uppgradering är inte alltid det man vill ha och ibland trivs man med det man redan har. Svårigheten med just NAV blir snabbt att eftersom Microsoft inte längre erbjuder support kring systemet och inga fler uppdateringar kommer riskerar systemet snabbt att bli omodernt och svåranvändt. Detta gäller alla versioner av NAV. Men som vi redan har gått igenom behöver en uppgradering inte vara så komplicerad som det låter och fördelarna är många!

Hur fungerar en uppgradering?

En uppgradering ser lite annorlunda ut för varje företag men på ZeeU arbetar vi efter vår egen metod som bland annat inkluderar en testuppgradering för att säkerställa funktionalitet och data, utbildning efter uppgradering (om kunden önskar det) och kontinuerlig kommunkation för att se till att allt blir så bra som möjligt. Vi har även tidigare erfarenhet av uppgraderingar från NAV – så du kan lita på att du är i trygga händer.

Vill du veta mer ingående hur en uppgradering med ZeeU ser ut har vi en hel guide du kan kika på!

Fortsatt betrott samarbete med Hultafors

I mer än 130 år har Hultafors AB utvecklat innovativa verktyg för hantverkare att lita på. De är ett ledande varumärke, som erbjuder tillförlitliga handverktyg designade för professionella hantverkare världen över. Bolaget drivs av att utveckla nya produkter. Resultatet är en rad verktyg som levererar bästa möjliga funktion, tillförlitlighet och precision. Hultafors AB är en del av koncernen Hultafors Group som i sin tur ägs av det svenska investmentbolaget AB Latour. Koncernen erbjuder en snabbt växande portfölj av ledande varumärken inom personlig skyddsutrustning och hårdvara för professionella användare i framkant när det gäller funktionalitet, säkerhet och total produktivitet.

Från ZeeU använder Hultafors AB bland annat produkten SpeedRecon, ett avstämningsprogram som presenterar saldo enligt huvudbok, avstämning och avvikelse. Thomas Boberg, Production Controller och ekonomiansvarig på Hultafors AB, beskriver SpeedRecon som ett utmärkt verktyg för snabb och detaljerad avstämning av balanskonton.
– Idag hanterar SpeedRecon ungefär 30% av vår kontoavstämning. Detta ger oss en stor tidsbesparing vid varje månadsbokslut. Avstämningen sker också på detaljnivå vilket ger oss viktig information om orsaken till eventuella differenser mot huvudboken. Själva rättningsarbetet underlättas. SpeedRecon har varit till stor hjälp för oss när det gäller avstämning av lagervärden och då framför allt produkter i arbete (PIA). Här hade vi tidigare problem med felaktigt lagervärde, vanligtvis för högt värderat. Idag känner vi oss trygga med värderingen. Vi har fått kontroll på vilka artiklar som hamnar i PIA, samt vet att värdet stämmer.

Även samarbetet mellan ZeeU och Hultafors AB flyter på bra enligt Boberg.
– Jag tycker vi har ett bra samarbete och vi uppskattar ZeeUs engagemang. Det är inga problem att komma i kontakt med konsulterna och det ser vi som väldigt positivt. Uppstår det problem löses de på ett bra sätt och vi får även vägledning till nyheter som dyker upp. Jag räknar med fortsatt fint samarbete mellan Hultafors AB och ZeeU.

Vill du veta mer?

Medarbetarintervju med Pär

Vem är du och vad jobbar du med på ZeeU?
– Jag heter Pär Sjölin och jobbat med ERP i många år som konsult sen 2016. Idag jobbar jag som ZeeUs affärsområdesansvariga för Business Central och kontorsansvarig för kontoret i Jönköping. På fritiden lagar jag gärna mat, lyssnar på musik, kollar på film och umgås med familjen.

Du har jobbat här i snart ett år nu – vad tycker du?
– Året har flugit iväg! Det har varit mycket nytt att sätta sig in i, vilket har krävt mycket jobb men det innebär att jag nu har en väldigt bra helhetsöverblick på mitt affärsområde. Härliga kollegor som stöttar och hjälper, en arbetsgivare som hittar på mycket för sina anställda samt ger oss möjligheten att jobba flexibelt och för sig själv på ett sätt som är lite unikt i branschen.

Hur har Business Central-resan varit på ZeeU?
– Resan har varit intensiv! Bara senaste perioden har sju nya kunder tillkommit. Fantastiskt roligt! Får man vara lite osvensk och slå sig själv för bröstet lite? Jag är väldigt nöjd och stolt över att det har gått så bra hittills.

Vad händer härnäst för ZeeU inom Business Central?
– Business Central är ju en levande produkt med ständiga uppgraderingar och förbättringar så det gäller att hålla sig á jour hela tiden. Fokus för ZeeU är främst att utöka vårt erbjudande och löningsportfölj vilket även innebär att vi kommer att behöva anställa fler personer med erfarenhet av Business Central.

Med en kort mening – varför tycker du att man ska välja Business Central som ERP?
– Enkelheten, användarvänligheten samt alla integrationsmöjligheter, speciellt till Microsofts övriga produkter.

Medarbetarintervju med Victor

Vårt samarbete med Högskolan i Halmstad fortsätter, där elever på Affärssystemsprogrammets sista och tredje år utför ett projektarbete hos oss – kopplat till digital verksamhetsutveckling. Vi är glada att Victor Müller ha valt att återvända till oss, för att utföra sitt projektarbete!

Förra veckan presenterades Jack Mortimer och idag presenteras Victor Müller.

Vem är du?

– Jag är en 23-, snart 24-årig, grabb från Göteborg som älskar att umgås med mina kompisar, spela padel och på sommaren spenderar jag helst min tid på havet och med att fiska. Just nu läser jag sista året på affärssystemprogrammet i Halmstad och stortrivs. Jag valde att studera just det programmet eftersom jag tycker det är intressant och för att jag tror det är framtiden men även på grund av praktiken som är en stor del av utbildningen.

Vad ska du göra på ZeeU i detta projekt?

– Min praktik kommer gå ut på att arbeta och effektivisera Microsoft Dynamics 365 CRM-modul för ZeeU och målet är att ZeeU skall kunna utnyttja modulen mer effektivt. Sedan skall jag även försöka effektivisera ärendehantering, elektronisk signering och se över vilka olika integrationsmöjligheter ZeeU kan komma att finna användbara.

Hur känns det att vara tillbaka på ZeeU för andra gången och vad fick dig att välja ZeeU igen?

– Det känns otroligt roligt att vara tillbaka och att träffa alla igen, tycker att det finns en extremt go jargong här och arbetsmiljön är perfekt. Det som fick mig att vilja komma tillbaka är väl just det att jag fick en väldigt bra uppfattning och känsla om ZeeU första gången och att det är så gött folk här som alltid finns där för att hjälpa en och svara på frågor. En annan anledning var väl även att detta blir lite som en uppföljare eller fortsättning på vårt tidigare arbete här vilket jag tycker är intressant och kul att få fortsätta med. 

Välkommen tillbaka Victor!