Projektmetodik för Business Central

Hur man väljer affärssystem utgår helt och hållet från vad just ditt företag behöver. Vissa vill ha fokus på produktion, andra CRM och en tredje på ekonomin.

Det är alltså inte en helt lätt besvarad fråga. Har du läst några av våra tidigare artiklar vet du kanske redan att vi gillar Business Central som system. Det är moln- och licensbaserat, är enkelt att lära sig och går att anpassa efter vad just du vill ha. Så hur fungerar en demo och ZeeUs projektmetodik om man vill veta mer eller är redo att börja testa?

Steg 1: Standarddemo

Efter inledd konversation börjar vi alltid med en standarddemo. Vi går systematiskt igenom affärssystemet och dess vanligaste funktioner. I och med att detta är en första inblick kommer den hållas mer generell. Du har samtidigt chansen att ställa frågor och gå in på mer detaljer med ansvarig konsult för att få all förståelse om systemet som du behöver i den här fasen. Exempel på områden som vi går igenom är allmän information om Business Central, licensmodellen, rollcenter och det vanligaste flödet från order till kassa.

Steg 2: Utökad demo

Känns Business Central som ett intressant val att ta vidare efter standarddemon går vi vidare till en utökad demo. Det innebär att vi sätter upp en Business Central-miljö för ert företag som ni kan testa Er fram i. Vi läser in er grunddata för att ni ska få en klarare blick om hur systemet fungerar för just er. Ni förser oss med data i fördefinierade mallar som våra konsulter importerar. Vi identifierar även om det kommer förkomma eventuella gap.

Ambitionen är att under projektets gång ha ett nära samarbete med kunden. Detta innebär att vi förser er med vår expertis och våra konsulters hjälp så att ni kan få en så bra bild om hur Business Central hade fungerat för er som möjligt.

Steg 3: GAP-analys

Efter den utökade demon identifierar vi om det kan förkomma eventuella GAP, det vill säga avvikelser mot standard.

Steg 4: Uppstart av projekt

Har ni efter den utökade demon och GAP-analysen bestämt er för att gå vidare med Business Central och ZeeU tar fram en offert. Efter godkänd offert upprättar vi en projektplan och börjar implementationen.

Har du fortfarande frågor eller är redo att ta ett uppstartsmöte om Business Central? Maila par.sjolin@zeeu.se så hjälper han dig vidare.

ZeeUs nya projektgrupp från Högskolan Halmstad

Ännu en gång har ZeeU äran att ha en projektgrupp med studenter från Högskolan Halmstad hos oss. Detta är ett samarbete vi uppskattar otroligt mycket som som vi alltid får ut bra resultat av. Vi tog chansen att fråga den nya gruppens studenter om vilka de är, projektet och första tiden på ZeeU.

Hej! Vilka är ni?

– Vi är fyra tjejer som pluggar på Högskolan i Halmstad och går andra året på Affärssystemprogrammet (numera Digital verksamhetsutveckling). Just nu läser vi en kurs som heter Verksamhetsprojekt som innebär att vi får komma ut till företag och utföra olika projekt.

Vad innebär projektet ni kommer jobba med?

 – Vårt projekt innebär att vi ska inhämta information om tidrapportering och hur det fungerar i olika system. Därför kommer vi att intervjua både konsulter från ZeeU och konsulter från andra företag. Därefter kommer vi att skapa ett flöde i Business Central samt undersöka andra Microsoft-produkter för tidrapportering.

Hur har de första veckorna varit på ZeeU?

– Vi har fått ett väldigt trevligt bemötande av alla. Vi känner oss väldigt välkomna och våra handledare är engagerade, vilket får oss att känna oss trygga. Det är en väldigt trevlig arbetsmiljö på kontoret och man känner av deras sammanhållning. 

Vad ska bli roligast och vad ser ni mest fram emot?

– Det vi ser fram emot är att presentera vad vi kommit fram till och vi hoppas att ZeeU blir nöjda med vår insats! Vi tycker även att det är kul att få komma och hälsa på på kontoret varje vecka vilket får oss att känna oss delaktiga inom företaget.

ZeeU på Arena Affärssystem!

Vilken dag!

ZeeU var igår på plats på Arena Affärssystem och Högskolan i Halmstads studenter fick presentera resultatet av sina sista praktikperioder. Riktigt kul att träffa så många studenter och andra utställare, och att vara en del av det inspirerande engagemanget.

Ett extra stort tack till Högskolan Halmstad för ett bra event och till alla studenter – imponerande!

Business Central och produktion

Fungerar verkligen Business Central och produktion ihop? Det är en fråga som flera gånger dyker upp trots att svaret är ganska simpelt. För ja, Business Central fungerar utmärkt även för producerande företag. Flertalet funktioner och moduler är framtagna i Business Central för just produktion. Vi går igenom några av modulerna nedan för att skapa en tydligare bild om hur Business Central och produktion fungerar ihop.

Har du fortfarande funderingar om Business Central och produktion eller vill du helt enkelt bara veta mer? Den 31/3 har vi ett kort men fullspäckat webinar om just detta. Du anmäler dig via knappen nedan.

Säker lagring av data i Business Central

Använder du Business Central och arbetar i Office365?

I Business Central finns som sagt ett nästan oändligt antal tips och tricks man kan använda. Lagring av data i Business Ett av dessa är funktionen ”Restore Management” som enkelt låter dig backa upp och återskapa data. Funktionen gör att du kan backa upp 28 dagar bakåt i tiden och selektera på miljö (som test-utveckling och driftsmiljö), datum och tid. Man kan även återläsa data upp till 10 gånger i månaden vilket betyder att man hämtar förlorad eller skadad data från backup-servern till datorer, servrar och andra ställen datan fanns före förlusten eller skadan. ”Restore Management” är alltså ett säket sätt att hantara lagring av data i Business Central.

Känner du dig fortfarande inte helt säker på hur du återskapar datan i Business Central på ett säkert sätt? Hör av dig till maria.eriksson@zeeu.se så hjälper hon dig.

Välkomna till ZeeU Community

Nu startar vi upp ZeeU Community – den här gången med fokus Jeeves Ekonomi i Väst.

Temat för dagen är Förenkla vardagen.

Vi vill dela med oss av nyheter kopplat till Jeeves ERP men framförallt ge er Jeeves-användare en plattform att nätverka och utbyta erfarenheter.

Agenda

• Nyheter Jeeves ERP version 6
• Desktopklienten
• SpeedRecon
• Rapport och analysmöjligheter
• ZeeU Paketeringar

Vi kommer vara i Svenska Mässan mellan 15.00-17.00 och om man vill kommer vi köra mingel på ZeeUs kontor med tilltugg och dricka efteråt. Du anmäler dig via formuläret nedan där du också klickar i om du vill vara med på minglet efter.

Hoppas vi ses där!

Lyckad uppgradering av Jeeves ERP hos Willab Garden

I mer än 30 år har Willab Garden AB uppfyllt växthus- och uterumsdrömmar. Det startade med idén att sälja växthus på postorder till privatpersoner och har under åren blivit till ett marklandsledande företag med butiker och e-handel i Sverige, Norge och Danmark samt e-handel i Finland.

Willab Garden använder sig av affärssystemet Jeeves ERP och när det var dags för uppgradering föll valet på ZeeU. Vi tog chansen att ställa några frågor om hur uppgraderingen gick till Willab Gardens IT-projektledare, Linda Lindberg.

Du var projektansvarig från er sida – vad innebar det för dig?
– För mig innebar det bland annat att tidsplanerna projektet tillsammans med ZeeU. Alltså planera och samordna regelbundna avstämningsmöten med våra partners i projektet, tillsätta och organisera vår interna testgrupp och stötta dem genom testerna samt stämma av med dem löpande för att lösa eventuella problem de stötte på genom att informera och lämna över till rätt resurs, antingen internt eller hos ZeeU, för åtgärd.

Uppgraderingen var den andra Willab Garden har gjort i samarbete med ZeeU.

– Första gången var egentligen mer omfattande då vi samtidigt flyttade hela vår IT-miljö. Men eftersom allting flöt på bra då kände vi oss trygga med att göra även denna uppgradering med ZeeU. Vi har ett bra och nära samarbete med ZeeU på löpande basis och känner stort förtroende för deras konsulter.

Första dagen efter go-live av uppgraderingen rapporterades åtta fel varav endast ett var av kritisk karaktär. Det var inga driftstopp och merparten av felen blev lösta under samma dag.
– För våra normalanvändare är det än så länge inga större förändringar efter uppgraderingen. Vi har fortsatt med den klassiska klienten och gjorde en 1:1-uppgradering, det vill säga vi inte aktiverade någon ny funktionalitet i samband med uppgraderingen. Vår plan framåt är att introducera Desktopklienten samt jobba vidare med produktkonfiguratorn som i version 6 har stöd för paket och strukturer vilket vi saknat tidigare.

Som avslut lyfter Linda Lindberg ZeeU som leverantör.
– Är det något jag vill lyfta just i detta projekt så är det hur snabba ZeeU hela tiden var på att återkoppla och åtgärda upptäckta fel under testerna. Vi hade en otroligt tight tidsplan men tack vare god planering och täta avstämningar behövde vi inte revidera tidplanen eller skjuta på go-live.

Willab Garden fortsätter växa och lanserade under februari sin e-handel även i Tyskland. De erbjuder dessutom numera bokade möten i alla butiker, både på plats och digitalt via Teams.

Business Central – olika användare

Funderar du på att byta eller har du kanske redan bytt affärssystem till Business Central? Då har du kanske också redan läst igenom våra tips och tricks, guider om varför Business Central är ett bra system och om varför du ska uppgradera NAV om det är det du använder. Den här gången passar vi på att förklara vilka olika typer av licenserade användare det finns i Business Central (ja, det finns faktiskt flera) och vad dessa innebär.

Essentials
Den här rollen innehåller den grundfunktionalitet som de flesta företag i allmänhet behöver. Den innebär tillgång till bland annat sälj och marknad, finans, inköp och en del andra grundläggande moduler. Om ditt företag däremot jobbar med tjänster eller stora lager som utgår från systemkalkyleringar – är Premium ett bättre val.

Premium
Precis som det redan hintats om i föregående stycke är Premium rätt val om du behöver tillgång till all funktionalitet som erbjuds inom Business Central. Du får då tillgång till allting som ingår i Essentials, men också Service Management och hela tillverkningsmodulen.

Team Member
Utöver de två olika licenserna Essentials och Premium finns Team Member som ett ytterligare tillval. Det är den billigaste, men också klart mest begränsade användartypen. Den här fungerar om en anställd bara behöver tillgång till ett fåtal moduler eftersom användartypen saknar en del funktioner – som bland annat bokföra och skapa försäljningsorder.

Frukostseminarium med Exsitec

Är du less på långa fakturahanteringsprocesser, höga kostnader och känslan av dålig koll?

Tillsammans med Exsitec kommer vi hålla frukostseminarium och prata om hur du får koll på företagets uppgifter, minskar kostnader och automatiserar fakturahanteringsprocessen med hjälp av Medius Spend Management Suite och Medius AP Automation. Vi kommer köra i Göteborg men det finns även chans att delta via Teams om man inte kan vara med på plats.

Det kommer bjudas på trendspaning inom Source to Pay, demos, referenscase med en kund som har bytt från Jeeves e-Attest till Medius AP Automation – och självklart frukost.

Vi ses där!

(Jönköping och Malmö är inställda pga för få anmälningar)

Vill du veta mer om Exsitec eller Medius?

Registrera försäljningsorder i Outlook

Använder du Business Central och arbetar i Office365?

Då finns det en hel del kopplingar och tricks man kan ta del av i och med att båda är del av Microsoft–familjen. Ett exempel är att registrera försäljningsorder i Business Central direkt från Outlook. Integrationen innebär att man kan sköta beställningar du fått via Outlook direkt därifrån och samtidigt få det uppdaterat parallellt i Business Central.

Säg att du har fått en beställningsförfrågan från en kund via Outlook. I mailet står vilka produkter kunden önskar beställa. Genom att klicka på Business Central-tillägget i Outlook (du hittar det i den övre menyn till höger när du skriver ett mail) ser du information om kunden. Här kan du även redigera information om kunden utöver registrera order. För att registrera just en order klickar man vidare och väljer ”Nytt” och sedan ”Förs.order”.

Därifrån ser du en lista med förslag på artiklar som stämmer överens med produkterna kunden hade i mailet. Klicka i artiklarna som du vill registrera i orden och godkänn sedan. Ordern är nu registrerad i både Outlook och Business Central. Eventuella ändringar som gjordes på kunden finns nu också registrerade i systemet.

Du kan även se vår korta informationsfilm om hur du använder Outlook med Business Central nedan.