Nyheter från ZeeU

Vad har lyckade uppgraderingar, roliga webinar, Arena Affärssystem, ZeeU Community, fem nya medarbetare och Jeeves partnerskap gemensamt? Alla går att hitta i vårt senaste nyhetsbrev!

Du hittar hela nyhetsbrevet här för den perfekta sommarläsningen!

Business Central-moduler: Ekonomi och redovisning

Det är dags för ännu ett avsnitt i vår följetong om Business Central-moduler!

Efter att ha bockat av försäljning och inköp är det dags för redovisning och ekonomi. I redovisnings- och ekonomimodulen finns självklart alla grundläggande funktioner som du behöver för att sätta upp ett företag och bokföra mot huvudboken. I detta ingår delar som kontoplan, redovisnings- och återkommande journaler, allmänna rapporter och momshantering. Nedan följer de mindre funktionerna som underlättar arbetet i Business Central. 

Kontouppställning  

Med kontouppställning får du ett finansiellt rapporteringsverktyg som ger dig möjligheten att isolera och analysera data. Datan kan du till exempel basera på kontoplan och budget. Du väljer alltså ut konton och gör beräkningar i jämförelse med variabler som till exempel uppsatt budget.  

Automatkontering  

Automatkontering i Business Central fungerar genom att använda fördelningsnycklar. Dessa fördelar redovisningstransaktioner till olika kombinationer av saker som konton och avdelningar i samband vid bokföringen i Business Central. 

Budget  

I Business Central kan du planera din budget baserat på är, månad, vecka eller dag. Vill man kopiera föregående års budgetar eller enkelt exportera ut dem till Excel kan man också göra det. Efter det kan du även läsa in den tillbaka till Business Central.  

Konsolidering

Har du flera företag i Business Central som är del av samma koncern kan du genom denna funktionen konsolidera företagen upp till en gemensam koncernmoder. Företagen kan komma från en eller flera olika Business Central-databaser eller från andra externa filer.  

Periodisering  

Här kan du periodisera ut kostnader över en ett kvartal eller ett år. Funktionen bygger på mallar som ni själva skapar och och sedan applicerar på transaktionsraden vid bokföring där kostnaden fördelas enligt den uppsatta mallen.  

Dimensioner  

I Business Central finns det dimensioner som du kan använda som tillägg för att specificera kostnader och intäkter utöver saker som till exempel redovisningskontot. Du kan själv namnge dimensionerna du vill ha för att enkelt skapa full förståelse och ett lättarbetat system.  

Intercompany Postings  

Intercomany Postings finns i Business Central för att automatiskt kunna bokföra dokument och transaktioner mellan flera företag. Dokumenten hanteras och bokförs genom en inbox och en utbox som även den kan automatiseras. 

Inobiz – automatisera ert informationsflöde

Upptäck möjligheterna med Inobiz – den ultimata integrationsplattformen för att hantera dagens enorma flöde av digital information. 

Aldrig tidigare har behovet varit större för att anpassa och smidigt sammanfoga olika applikationer och system. Med Inobiz kan du göra just detta och skapa en sömlös integrationslösning för ditt företag, oavsett storlek. De har nu även lanserat en helt ny version med en innovativ klient som körs direkt i webbläsaren för ännu smidigare användning. 

Som partner till Inobiz kan vi på ZeeU erbjuda omfattande support för att installera, utveckla och uppgradera din integrationslösning. Som Inobiz-kund eller användare av Jeeves EDI Server kan du dessutom uppgradera till den senaste versionen av vår Integration Server utan några extra kostnader. Du betalar bara för våra konsulttimmar som krävs för att effektivt uppgradera och driva dina befintliga integrationer. 

Den kraftfulla mjukvaran gör det enkelt att integrera dina system både internt och externt, vilket ger dig full kontroll över informationsflödet. Genom att samla alla integrationer på ett och samma ställe kan du automatisera hela processen och frigöra tid och resurser för att fokusera på annat inom verksamheten.  

Ta steget mot en effektivare och mer framgångsrik verksamhet genom att utforska möjligheterna med Inobiz. Tillsammans kan vi skapa ett flöde där digital information strömmar sömlöst och din verksamhet når nya höjder! 

Vill du veta mer om Inobiz eller har du en version som du vill uppgradera? Hör av dig till olof.ryttarson@zeeu.se så hjälper han dig vidare! 

”Ett fantastiskt samarbete” – Uppgradering av Jeeves ERP med Hultafors AB

För att behålla och förstärka rollen som marknadsledare har Hultafors AB i nära samarbete med ZeeU och Connect Companies uppgraderat Jeeves ERP.

Hultafors AB är ett välkänt varumärke som erbjuder handverktyg med bästa möjliga funktion, tillförlitlighet och precision. I mer än 140 år har Hultafors utvecklat innovativa verktyg designade för professionella hantverkare världen över.

Hultafors AB är en del av Hultafors Group, en bolagskoncern med en växande portfolio av etablerade varumärken. Gruppen erbjuder premiumprodukter utvecklade för professionella hantverkare med fokus på funktionalitet, säkerhet och produktivitet. Den breda portfolion innefattar personlig skyddsutrustning från arbetsskor till arbetskläder och huvudskydd, samt arbetsutrustning så som handverktyg och verktygstillbehör, stegar och arbetsplatsbelysning.

I Hultafors Group portfolio ingår: Snickers Workwear, EripoWear, Fristads, Kansas, Leijona, Solid Gear, Toe Guard, Emma Safety Footwear, Hellberg Safety, Hultafors, Wibe Ladders, Telesteps, Scangrip, Johnson Level & Tool, Martinez Tool Company, CLC Work Gear, Kuny´s. Hultafors Group ägs av Investment AB Latour.

Under våren har Hultafors AB uppgraderat Jeeves i samarbete med ZeeU och Connect Companies. Tillsammans har båda samlevererat till kunden sedan 2017 då Jeeves ERP blev implementerat.

– Uppgraderingen har fungerat väldigt bra! Inga kritiska incidenter, eller några incidenter alls faktiskt. Uppgraderingen har kommit på plats med väldigt goda resultat, menar Johan Fristedt, Business Solution Manager på Hultafors AB.

Även samarbetet med ZeeU, Connect Companies och konsulterna får positivt betyg.
– Vår projektledare från ZeeU hade goda kunskaper om både Jeeves och vår lösning så metodiken för projektet flöt på bra. Vi hade även kontinuerliga avstämningar för att följa upp uppgraderingens progress. Vi lär fortsätta ha ett nära samarbete med båda partnerna även i fortsättning för att möjliggöra ännu fler problemfria uppgraderingar.

Samarbetet mellan ZeeU och Connect Companies lyfts även det.
– Det var ett fantastiskt samarbete med både ZeeU och Connect Companies. Man märker tydligt att de har jobbat tillsammans tidigare. Man känner till varandras styrkor och när och hur resurserna ska användas.

Jonas Andersson från ZeeU var också nöjd med hur uppgraderingen gick.
–Med hjälp av vår projektmetodik kan vi tillsammans med kund och partners uppgradera Jeeves ERP och hålla både tidsramar, budget och hög kvalitet.

Prislistor i Business Central

Vet du hur du använder prislistorna i Business Central?

Prisberäkningsmetod

I utgivningscykel 1 2020 infördes nya förbättringar för att utöka prisberäkning och i utgivningscykel 2 2020 förbättrades upplevelsen för administratörer och användare baserat på den utökningsbara prisberäkningsmotorn. Men vad innebär det egentligen och hur använder du det?

Prisberäkning i Business Central kan passa många företag som standard, men även de som har bransch- eller affärsspecifika prissättningsbehov. Uppdateringarna från 2020 gör det enkelt att utöka prisberäkningarna och användarupplevelserna.

Om du till exempel registrerar specialpriser och radrabatter för försäljning och inköp kan Business Central automatiskt beräkna priserna på försäljnings- och inköpsdokument samt på jobb- och artikeljournalrader.

Det finns främst två funktioner som är bra att ha koll på. Dessa är prisberäkningsmetod och försäljnings- och inköpsprislista.

Försäljnings- och inköpsprislista

Vill du konfigurera priser är det de här funktionerna du ska söka efter. Genom att välja kopplas till typ och kopplas till nr kan du välja vad prislistan ska gälla för. Detta kan vara variabler som en kund eller en kundprisgrupp. Du kan även välja att visa eller dölja de kolumner som är relevanta för att ange priser och rabatter.

Prislistans rader kan konfigureras manuellt eller genom att använda föreslå rader. Båda dessa skapar nya priser för valda artiklar, artikelrabattgrupper, resurser och andra produkttyper. Om du väljer föreslå rader kan du filtrera på prisrader och sedan skapa ny för de produkter som är relevanta. Du kan också ange om en minsta kvantitet ska beaktas när priserna beräknas, vilken justeringsfaktor som ska gälla för nya prislisterader och den avrundningsmetod som ska gälla för priserna. Det går även att kopiera prislisterader mellan olika prislistor.

Som standard har en ny prislista statusen utkast. Har du lagt till rader och vill att prisberäkningsmotorn ska inkludera dem, ändrar du statusen till aktivt. Vill du granska de prislistor och priser som gäller för specifika kunder kan du göra det under försäljningsprislistor som hittas på sidan Kund eller för leverantörer under inköpsprislistor på sidan Säljare.

Behöver du ytterligare hjälp med att komma vidare eller bara vill veta mer om Business Central? Kontakta oss så hjälper vi dig!

Business Central-moduler: Inköp

Förra artikeln i vår följetång om Business Centrals olika moduler fokuserade på försäljning. Och vad går bättre hand i hand med det om inte inköp! Vi kör samma upplägg som i tidigare artiklar och går igenom de stora delarna av inköpsmodulen som du behöver veta om.

Leverantörer och kontakter

Precis som vi gick igenom i artikeln om försäljning behöver du kunna lagra information om din kundbas och specifika kunder. Detta gör du via kundkorten. På samma sätt finns leverantörskort för att registrera och lagra dina leverantörer. Namn, adress, kontakperson och allt det vanliga registrerar du här men också vilket kommunikationssätt som leverantören föredrar. Det går även att lägga till flikar med förvalda värden för inleveranser, faktureringar och inköpsordrar.

Inköpsoffert

En inköpsoffert är som ett preliminärt utkast för en inköpsorder. Denna kan i sin tur bli till en inköpsfaktura i senare skede. Du skapar upp inköpsofferten mot leverantören och adderar de artiklar, tjänster och textrader som ska bli upphandlade. Prislogiken i Business Central summerar därefter automatiskt ihop offerten som skickas till leverantören för att senare bli en inköpsorder.

Inköpsorder

Där inköpsoffertern är ett utkast är inköpsordern en godkänd order. Du kan skapa en inköpsorder på två sätt i Business Central. Antingen via inköpsofferten som vi nämnde ovan eller helt manuellt. Skapar du den manuellt väljer du leverantör, kontakt, artiklar och antalet som ska med i ordern. Precis som i inköpsoffertern räknar prislogiken ut och summerar ordern som sedan kan går ut till leverantören.

Avropsorder

Avropsorder används när du behöver lägga större beställningar från leverantören. Från denna avropar du sedan leveranser tills avropsordern är slutförd. Ett avrop skapar en inköpsorder som ni använder för att ta emot artiklarna och bokföra leverantörsfakturan emot.

Inköps- och kreditfaktura

Här kan man direkt registrera både inköps- och kreditfakturor från leverantörerna. Du väljer leverantör och anger därefter de textrader, konton, artiklar, resurser, anläggningstillgångar eller omkostnader som korresponderar mot det upphandlade.

Inköpsförslag

Precis som det finns kund- och leverantörskort finns artikelkort. På artikelkortet anger du vad som gäller vid återanskaffning. Detta inkluderar bland annat beställningspunkter och -kvantiteter samt max- och minlager. Utifrån dessa värden skapar Business Central ett inköpsförslag som tar fram en inköpsorder.

Alternativa leverantörer

I Business Central kan det finnas flera leverantörer per produkt. Dessa kan även ha olika priser, ledtider och inköpsadresser som du kan upphandla produkten från. De alternativa leverantörerna kan registreras och lagras direkt på artiklarna i systemet.

Underlätta era fakturaprocesser med InExchange

Kan du känna att era fakturaprocesser är för krångliga? Att det måste finnas ett enklare sätt att hantera flödet?

InExchange hjälper er enkelt att leverera och ta emot fakturor på ett smidigare sätt. Skicka fakturorna i ett och samma flöde och få de levererade på det sätt kunden önskar. Fakturan levereras antingen som en PDF via mail eller, om även kunden använder InExchange, som en e-faktura. Efter att fakturan har levererats behövs inte heller någon manuell uppföljning. Slipp alltså tidskrävande administration och uppföljning och gör fakturaflödet lätt att arbeta med.

Med ZeeUs hjälp kan du även integrera InExchange med Jeeves. Inifrån Jeeves väljer du hur du vill skicka iväg kundfakturan. Väljer du InExchange-alternativet överförs den antingen som en e-faktura eller som en PDF via mail beroende på om även mottagaren använder InExchange. I fallen fakturan leveraras som en PDF skickas den till den e-postadress som finns registrerad i Jeeves. Från Jeeves kan du några minuter efter fakturan är skapad se om den har kommit fram eller inte. Det finns även möjlighet att spärra enstaka fakturor från att skickas iväg om man till exempel vill göra en intern kreditfaktura.

Vill du veta mer om integrationen? Kontakta kristian.gange@zeeu.se så hjälper han dig vidare.

Business Centrals moduler – Försäljning

Det har blivit dags för del tre i vår följetong om modulerna i Business Central. I föregående artiklar har vi gått igenom personal och produktion. Den här gången står försäljning på tur. De stora funktionerna går vi igenom nedan men det finns även några som inte kommer gås igenom mer ingående men som ändå är värda att nämna. Dessa inkluderar Rabatt och prishantering, Kampanjpriser, Alternativa leveransadresser, Speditör och transportsätt och Kalender. Vill du veta mer om just dessa är det bara att kontakta oss så hjälper vi dig vidare.

Kunder och kontakter

Har du en kundbas med flertalet olika kunder som i sin tur har flera anställda är det viktigt att enkelt och effektivt kunna hitta nödvändig information om dessa. Under kunder och kontakter registrerar du både kunder och kontakter i just det här syftet. Under kundkorten registrerar du själva kunden, det vill säga företaget, och under kontaktkorten hittar du de anställda. Här kommer du sen åt all information du behöver som namn, kontaktinformation och på vilket sätt de föredrar att bli kontaktade på. Utöver det finns även flikar för förvalda värden som gäller när vi tar order från, levererar och fakturerar kunden.

Försäljningsoffert

Precis som det låter som är det här du skapar försäljningsofferter. Det är även här du adderar de artiklar, tjänster och annat som kunder efterfrågat. Prislogiken i Business Central fungerar automatiskt och summerar ihop försäljningsofferten som går ut till kunden för att senare bli en order.

Försäljningsorder

Från den tidigare nämnda försäljningsofferten kan du skapa en försäljningsorder. Man kan självklart också skapa den helt manuellt i Business Central om man föredrar det. Du väljer vilken kund och kontakt din order ska gå till och lägger sen till artiklar och antal. Resten sköter Business Central automatiskt. Prislogiken räknar automatisk ut vad kunden skall betala och när du är klar släpper du ordern för plock.

Avropsorder

Ska en kund lägga en större beställning som till exempel avser en hel årsförbrukning använder du avropsorder. För varje avrop du gör skapar Business Central automatiskt en ny försäljningsorder som sedan släpps för plockning på lagret.

Returorderhantering

Om en kund inte är nöjd eller fått en felaktig vara behöver du skapa en returorderhantering. När artikeln anländer till lagret bokförs returordern vilket skapar en kreditfaktura mot kunden. Du kan också skapa returrelaterade dokument såsom försäljningsorder i den här delen.

Försäljnings- och kreditfaktura

När man registrerar en faktura väljer man kund och därefter de textrader, artiklar och resurser som kunden önskar köpa. Prislogiken i Business Central beräknar sedan rabatter och priser automatiskt. När den väl är klar kan man om man vill skriva ut den eller e-posta den till kunden beroende på vilket sätt kunden föredrar.

Direktleveranser

Ibland kan en leverans behövas skickas direkt till slutkunden från leverantören. Det är här direktleveranser kommer in. Inköpsordern som du tidigare har skapat kommer då att få slutkundens leveransadress istället för ert lagers adress.

Orderlöfte

Kort och gott räknar orderlöftet baserat på information från er försäljningsorder ut ett möjligt leveransdatum. Detta är baserat på artikelns nuvarande samt beräknade tillgänglighet i systemet.

Framgångsrik omstart för HydTec med Business Central

På den västerländska ön Orust hittar vi HydTec, ett företag som bygger sin verksamhet på snabba leveranser direkt från lager av både elmotorer och hydrauliska komponenter samt system till B2B-kunder över hela Europa. 2021 mottog företaget också utmärkelserna Årets Tillväxtföretag i Västsverige och Orust Företag 2021.

När det blev dags för HydTec att byta affärssystem föll valet på Business Central med ZeeU som leverantör. Projektet innebar hela bytet av affärssystem samt implementeringen. Att valet blev just Business Central och ZeeU hade till stor del att göra med förtroendet till ZeeU-konsulten Maria Eriksson.
– Maria, som har varit vår IT-konsult under flera år, rekommenderade Business Central till oss. Innan dess hade vi tittat på flera olika system, men vi ansåg att detta system var det mest flexibla och framtidsinriktade alternativet. För oss var det en viktig punkt eftersom vi befinner oss i en utvecklingsfas.

Systemet gick live i början av året och är nu i full gång hos kunden.
– Det har fungerat mycket bra, precis som vi förväntade oss att det skulle göra. De små justeringar som alltid behövs vid driftsättning av ett nytt affärssystem fick hög prioritet och åtgärdades snabbt. Vi fick utmärkt support genom hela projektet från alla inblandade och vi planerar att fortsätta arbeta med ZeeU och deras konsulter i framtida projekt.

Även Maria Eriksson från ZeeU är nöjd med installationen och samarbetet.
– Det är glädjande att se att Hydtec har bytt till Business Central som sitt affärssystem och att de är positivt inställda till ny teknik. Vi är övertygade om att Business Central kommer att ge dem många fördelar, som ökad effektivitet och bättre beslutsfattande. Vi ser även fram emot att fortsätta samarbeta med Hydtec och hjälpa dem dra nytta av alla de funktioner som systemet har att erbjuda.

Näst på agendan för HydTec är en fortsatt allmän tillväxt av företaget med bland annat medverkan och utställning på Donsö Shipping Meet som äger rum mellan 28 och 30 augusti 2023.

Vill du veta mer om Business Central eller HydTec?

BC-moduler: Personal

I en tidigare artikel gick vi igenom Business Central med lite extra fokus på produktionsmodulen. Självklart finns det fler områden inom Business Central och vi kommer gå igenom de stora så att du får en heltäckande bild av systemet. Näst på tur blir Personal.

Likt produktionsdelen är Business Centrals Personal-modulen uppbyggt av olika funktioner. Några av funktionerna, som ”Anhöriga”, ”Födelsedagar” och ”Fackförening” är ganska självklara. Under dessa hittar du personalens födelsedagar, närmast anhöriga om ni av någon anledning skulle behöva få tag på dem och vilka som är anslutna till vilka fackföreningar. Utöver det finns de lite större funktionerna. Dessa innefattar personalregister, frånvarohantering, konfidentiell information, kompetenser, fackförening och statistik som alla beskrivs nedan.

Personalregister

Har du koll på anställnings- och avgångsdatum? Eller dina anställdas uppgifter? I personalregisteret samlas allt från adresser, telefon- och mobilnummer, e-postadresser och andra viktiga detaljer på samma ställe för enkel tillgång. Tillsammans med de tidigare nämnda modulerna behöver du aldrig oroa dig för att missa ett viktigt datum för en anställd igen.

Frånvarohantering

Vare sig det gäller sjukdom, semester, tjänstledighet, VAD, VAB eller annan frånvaro registreras och administreras personalens när- och frånvaro i Frånvarohantering.

Konfidentiell information

I dagens mediaklimat och med nätsäkerhet som en ständigt aktuell fråga är möjligheten att kunna registrera konfidentiell information säkert en nödvändighet för företag. Genom behörighet och lösenordskontroll registrerar ni tryggt och håller ett säkert arkiv över konfidentiella uppgifter i systemet.

Kompetenser

Era anställda besitter en hel del olika kompetenser som lätt kan bli svåra att hålla koll på. I Kompetenser registreras de anställdas olika kompetenser och kan därfter enkelt sökas upp och utnyttjas till fullo. Är du i behov av en specifik kompetens kan man till och med söka i systemet och snabbt få fram de anställda som matchar behovet.

Statistik

Som du kanske har förstått vid det här laget är personalmodulen full av statistik. Man får från början med en mängd funktioner i basutförandet men det kan också kombineras med Power BI. Med Power BI-kombinationen kan statistiken ytterligare visualiseras i snygga rapporter.  

Vill du veta mer om just Power BI? 5/5 har vi ett kort men fullspäckat som du kan anmäla dig till med en gång!